remont kapitalny, czyli metodyczna (prze)budowa procesu sprzedaży B2B.

- cześć, masz chwilę?

- tak, a o co tam?

- mamy ciekawe zadanie, mamy zbudować nowy proces sprzedaży dla naszego segmentu, a słyszałem, że ty miałeś podobne zadanie w zeszłym roku.

- zgadza się, ale wy macie przecież zupełnie inny rynek, to myślę, że powinniście mieć inny proces.

- raczej tak.  zadzwoniłem, bo słyszałem, że znasz jakąś skuteczną metodę, żeby to ogarnąć.

- zgadza się, ale to temat na dłuższą rozmowę. jak chcesz to możemy się spotkać w przyszłym tygodniu.

- super! sprawdzę kalendarze i wysyłam zaproszenie. dzięki za pomoc.

*

- super, że znalazłeś czas na spotkanie. ależ jestem ciekaw tej metody.

- jasna sprawa. jednak zanim przedstawię samą metodę, to czy możesz trochę opowiedzieć, jak wygląda wasz obecny proces sprzedaży?

- pewnie, nasz proces jest zupełnie standardowy. składa się dokładnie z takich etapów, jakie były od początku ustawione w CRM’ie. przyjęliśmy wszystkie domyślne ustawienia systemu. stąd też pochodzą nazwy etapów oraz przypisane im prawdopodobieństwa. tak mamy od zawsze.

- a kiedy następuję zmiana etapu?

- kiedy sprzedawca uzna, że jest to zasadne. ogólną wskazówkę stanowią nazwy etapów, które przecież mówią same za siebie.

- a jak jest z trafnością prognoz sprzedaży?

- to huśtawka, a raczej rollercoaster, raz jest lepiej, a raz gorzej. tu nie ma reguły.

- a jaka jest trafność w perspektywie czasu?

- w dłuższym terminie jest nieco lepiej, ale w krótszych okresach jest słabo. widać to szczególnie pod koniec miesiąca, kiedy nie pojawiają się zaprognozowanie wcześniej transakcje. na szczęście nie znikają, tylko się przesuwają na później.

-hmm, to chyba już rozumiem, dlaczego powinieneś opracować nowy proces sprzedaży. u nas było tak samo.

- dlatego zwróciłem się właśnie do ciebie.  to co, opowiesz o tej metodzie?

- pewnie, zaraz przejdziemy przez cały algorytm, krok po kroku.

*

- pierwszym krokiem, jest ustalenie rezultatu, rezultatów jakie chcecie osiągnąć. skoro projektujesz nowy proces, to powinieneś odpowiedzieć jaki on powinien być, ten proces oczywiście, ale rezultaty też.

- oj, to prosta sprawa, powinien być przewidywalny. to by rozwiązało problem z prognozami.

- a ja bym dołożył jeszcze coś?

- a co takiego?

- powinien być również efektywny, czyli prowadzić do realizacji zaplanowanych wyników sprzedaży, przy optymalnych nakładach pracy.

- racja, czyli przewidywalny i efektywny.

- no to pierwszy krok już za nami. teraz pora na drugi, w którym zastanowimy się, co przy projektowaniu nowego procesu będzie kontr-skuteczne.

- kontr-skuteczne? czy to coś jak ‘kontra’ w brydżu?

- całkiem blisko. kontr-skutecznymi są czynności, których realizacja nie przybliża cię do rezultatu, który chcesz osiągnąć, a nawet cię oddala. wykonując te czynności, obniżasz prawdopodobieństwo osiągnięcia oczekiwanego rezultatu.

- pomyślę chwilę na głos. skoro rezultatem ma być przewidywalny i efektywny proces sprzedaży, to kontr-skuteczne będzie to, co powoduje, że jest nieprzewidywalny lub nieefektywny,

- znowu jesteś blisko. a spróbuj to nazwać, ale w taki sposób, żeby nie używać słowa ‘nie’. wskazówką mogą być twoje odpowiedzi z początku naszej rozmowy. zacznijmy od analizy pierwszej z nich. wasz obecny proces sprzedaży jest zaczerpnięty z domyślnych ustawień systemu i ma standardowe nazwy etapów. a jako to się ma, do specyfiki sprzedaży w waszym segmencie?

- wiesz, jak się tak dobrze przyjrzeć, to należałoby zmienić nazwy jednego, a może nawet dwóch etapów. te generyczne nazwy trochę odbiegają od naszych realiów.

- dokładnie w punkt. działaniem kontr-skutecznym jest stosownie generycznego procesu, który ignoruje specyfikę waszego segmentu.

- tak, to ma sens. i już widzę następną kontr-skuteczność, czyli zmianę etapu na podstawie bardzo ogólnej wskazówki, jaką jest sama nazwa etapu. tu potrzebujemy konkretnych warunków.

- a jak jesteśmy przy zmianie etapu, to chciałbym jeszcze dopytać o jedna rzecz. czy można przejść do następnego etapu, w wyniku wyłącznie działania wewnętrznego?

- tak, można.

- no to mamy kolejną kontr-skuteczność. ale to nie wszystko. mówiłeś o problemach z prognozowaniem.

- chyba właśnie dostrzegam jedną z przyczyn. prawdopodobieństwa realizacji sprzedaży przypisane do każdego z etapów, to od samego początku są wartości domyślne. nigdy nie były weryfikowane, a przecież mamy już całkiem długą historię sprzedaży i możemy, co jakiś czas, aktualizować te wartości.

- bingo!  stałe trzymanie się początkowych wartości domyślnych, jest tu kontr-skuteczne.

- myślę, że już wiem o co chodzi z tą kontr-skutecznością.  to jaki mamy następny krok?

*

- skoro wiemy czego nie robić, to teraz przejdziemy do tego, co robić, żeby przygotować proces sprzedaży. kolejnym, trzecim krokiem metody, jest określenie działań wprost-skutecznych. czyli takich które bezpośrednio prowadzą, w naszym przypadku, do zbudowania procesu który ma być przewidywalny i efektywny.

- czy nie wystarczy odwrócić to, co jest kontr-skuteczne?

- no nie wystarczy, sam zaraz zobaczysz.

- a to może weźmy twój nowy proces sprzedaży, ten który przygotowałeś w zeszłym roku dla twojego segmentu?

- tu nie ma drogi na skróty. trzeba przygotować proces dostosowany do specyfiki twojego segmentu. gdyby był taki sam, to mielibyśmy pewnie jeden dział sprzedaży, a nie dwa, tak jak mamy teraz. dlatego etapy procesu dla twojego segmentu, powinieneś projektować w oparciu działania specyficzne dla twoich klientów. to jest baza. bez tego nie uzyskasz przewidywalności ani efektywności.

- no to mamy już jedno działanie, tak?

- zgadza się. a co twoim zdaniem ma kluczowe znaczenie dla efektywności?

- to proste. zgodnie ze wzorem, w którym w liczniku są wyniki, a w mianowniku nakłady. w naszym przypadku to nakłady pracy. a te zależą od wykonywanych czynności. sporo z nich to interakcje z klientami.  aż się prosi, żeby je dokładnie opisać. myślę, że powinniśmy mieć listę czynności realizowanych zarówno przez klientów jak i przez nasz zespół sprzedaży. i to dla każdego etapu procesu. 

- jak najbardziej. to mamy już drugie działanie. a z niego wprost wynika trzecie, czyli analiza efektywności działań, podejmowanych przez zespół sprzedaży. dzięki wnioskom z tej analizy, można będzie optymalizować cały proces.

- nic dodać nic ująć. chyba mamy już komplet.

- ja bym dodał coś jeszcze. żeby sprawnie monitorować proces sprzedaży, to warto zdefiniować wskaźniki, które pokazują efektywność krytycznych etapów procesu oraz jakość prognoz. i to może być czwartym działaniem z kategorii wprost skutecznych.

- czyli innymi słowy, potrzebujemy takich KPI, dzięki którym łatwiej będzie nam wyciągać wnioski i optymalizować nasze działania sprzedażowe.

- dokładnie tak. teraz to mamy już komplet.

- to co, zabieramy się już za budowanie procesu?

- jeszcze nie. jesteśmy mniej więcej w połowie metody, a przed nami czwarty krok.

- to może pora, na krótką przerwę?

- okej. a po przerwie, ale krótkiej druga część naszego artykułu o kapitalnym remoncie procesu sprzedaży. tymczasem możesz obejrzeć nasze rozmowy w radiu algorytmia w których rozmawiamy o budowaniu i remoncie procesu sprzedaży:

rozmowa 1: tworzymy proces sprzedaży, część 1 - na skróty nie będzie | youtube | spotify | apple podcast

rozmowa 2: budowa i remont kapitalny procesu sprzedaży | youtube |

gdybyś chciał, chciała z nami porozmawiać o budowie procesu sprzedaży, a zwłaszcza o jego remoncie, również kapitalnym, jesteśmy dostępni na naszych, algorytmicznych konsultacjach.